Prevenir el fraude de los técnicos de terreno: Cómo atrapar falsos reclamos de horas extras
Los buenos gerentes apoyan, confían y les gusta genuinamente su personal. Por lo menos 9 de cada 10 veces, la relación va en ambos sentidos – los empleados hacen un trabajo bueno y honesto.
Pero ninguna organización es inmune a los engañadores. Estas manzanas podridas encuentran maneras ingeniosas de aprovechar la confianza de la gerencia. Una vez que se abren camino en una organización, pueden hacer mucho daño.
¿Cómo se ve ese daño? Hay muchos ejemplos. En 2018, un trabajador de la MTA de la ciudad de Nueva York afirmó haber trabajado 76 horas extras cada semana. Ese año, le pagaron 451.646 dólares, más que los sueldos del alcalde y el gobernador juntos. También en 2018, un trabajador del LADWP de Los Ángeles recibió 313.865 dólares en pago de horas extras después de afirmar haber trabajado 70 horas extras cada semana. El mismo año, un empleado del Departamento de Defensa fue acusado de estafar al gobierno con 1,4 millones de dólares en horas extras.
Mientras que las estafas por horas extras de los empleados del gobierno reciben la mayor atención, las empresas privadas también son vulnerables a las estafas. En 2019, un mecánico de una aerolínea manipuló el hardware de un avión para recibir el pago de horas extras.
Por supuesto, los gerentes deben tener cuidado de poner todos los puntos sobre las íes y cruzar todas las notas antes de acusar a los empleados de robo de horas extras. Mientras que es completamente legal despedir a los empleados por fraude, no siempre es legal despedir a los empleados que hicieron falsas demandas de horas extras sin saber que esas demandas eran falsas.
Este tema es especialmente delicado para la industria de los servicios. Monitorear con precisión las reclamaciones de horas extras de los empleados remotos es un gran desafío. Los técnicos de terreno pasan el 90% de sus horas de trabajo en el tráfico, visitando a los clientes, y lejos de la supervisión. Si ocasionalmente añaden algunas horas extras no trabajadas a sus tarjetas de tiempo, ¿quién podrá probarlo?
Incluso las más modestas de las falsas afirmaciones pueden sumar. Digamos que tiene un equipo de veinte técnicos, cada uno pagado a una tarifa de 25 dólares. Si la mitad de esos técnicos añaden sólo una hora extra a su tarjeta de tiempo semanal, su negocio perderá 13.000 dólares al año.
¿Qué puede hacer para asegurarse de que sus empleados se mantengan en línea? Estas tecnologías mantendrán a su personal con honestidad:
1: Rastreo de GPS
Con las tecnologías de rastreo GPS en vivo, un supervisor que quiera localizar instantáneamente a cada técnico de campo sólo tiene que hacer una cosa: abrir un mapa. Accesible a través de plataformas de escritorio y móviles, estas herramientas le mostrarán si un empleado no está donde dice estar.
Pero a veces, eso no es suficiente. ¿Qué pasa si un empleado dice que terminó un trabajo a las 3 pm, pero usted sospecha que en realidad se fue a la 1? Las tecnologías GPS más avanzadas usan el reporte de historial de viajes. No confíes en la palabra de tu empleado o en tu instinto – revisa el registro y mira si se alejaron del trabajo a las 3 o si estaban estacionados fuera de su casa a la 1.
2: Aplicación móvil personalizada
No todos los reclamos falsos de horas extras son maliciosos. De hecho, la mayoría son probablemente el resultado de horas mal recordadas, errores fatigados cometidos al final de un largo día, o papeleo confuso.
Por eso una aplicación móvil hecha a medida para las necesidades específicas de su negocio puede ser tan poderosa. Cuando tu empleado quiere firmar un contrato de trabajo, todo lo que tiene que hacer es abrir una aplicación y hacer clic en el botón derecho. Cerrar la sesión es igual de sencillo. Esta herramienta eliminará el papeleo, los errores y la confusión administrativa innecesaria. Además, hace que el trabajo de su personal de back-office sea mucho más fácil.
3: Reporte de Nómina
Hablando de su personal administrativo, las tecnologías de reporte de nómina les ayudarán a trabajar más rápido y más eficientemente. Integradas en plataformas “todo en uno”, convertirán automáticamente los datos recogidos por el GPS y las aplicaciones móviles en informes de nóminas. Eliminan los errores de descuido, los errores de cálculo y aceleran su contabilidad.
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